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12 conseils pour réduire des courriels efficaces

 

Nous utilisons beaucoup le courrier électronique pour communiquer avec nos collègues, nos clients, nos fournisseurs, etc. Certains courriels sont beaucoup trop longs, enchaînant paragraphe après paragraphe, tandis que d’autres sont trop brusques, tandis que certains sont beaucoup trop formels, ou complètement trop informels, et d’autres encore pourraient même mettre l’entreprise en péril sur le plan juridique.

 

Les lignes d’objet sont importantes

Cela me rend fou lorsque je reçois un courriel de quelqu’un et que la ligne d’objet est une taquinerie ou ne se rapporte pas au contenu du courriel. Encore une fois, cela ajoutera du temps à ma journée, lorsque j’essaie de rechercher dans mes emails un contenu spécifique, mais que la ligne d’objet ne correspond pas à ce contenu.

 

Utiliser les points pour mettre en avant les faits importants

Cela facilite grandement la lecture rapide et efficace de l’email par le destinataire. Ils aident également le lecteur à identifier les principaux points de l’e-mail. Si le destinataire doit faire quelque chose après avoir reçu l’email, mettez en évidence l’appel à l’action.

 

Soyez court

Personne n’a le temps de lire un email de 10 paragraphes, alors ne l’envoyez pas. Si vous avez 10 paragraphes, ou même quatre paragraphes, alors vous êtes susceptible d’inclure du contenu sans rapport.

 

Un seul sujet

S’en tenir à une zone de contenu par email. Si vous envoyez un email de suivi à un collègue après une réunion, alors il est inutile d’ajouter quelque chose sur un autre client ou des informations sur le pique-nique de l’entreprise, etc. Lorsque vous brouillez le contenu, il est beaucoup plus difficile pour le destinataire de trouver l’email dans une recherche, car le contenu qu’il recherche ne correspondra pas à la ligne d’objet.

 

Soyez agréable

Toujours ouvrir votre email avec une plaisanterie. Il m’arrive souvent de rédiger mon email, puis de revenir en arrière et d’ajouter le ” J’espère que vous avez passé de bonnes vacances ” ou ” Passez un bon week-end – profitez du temps automnal. “

 

Soyez bienveillant

Le ton d’un email est difficile à évaluer, mais le plus souvent, le lecteur attribuera un ton, même s’il n’était pas prévu. Veillez donc à ne pas rédiger l’email avec un ton en surveillant l’utilisation des points d’exclamation, en utilisant des mots incendiaires, etc.

 

Évitez-les points d’exclamation et les émojis

Je trouve que j’utilise trop de points d’exclamation dans mes e-mails, généralement pour avoir l’air excité, mais on pourrait aussi lire les points d’exclamation comme étant en colère, frustré, etc. Et n’utilisez JAMAIS d’emojis dans un courriel professionnel, à qui que ce soit d’autre qu’un ami proche.

 

Éviter les citations qui pourraient offenser

De plus en plus, vous voyez des citations au bas des courriels. Certaines sont des citations d’inspiration bénignes, telles que ” Soyez le meilleur que vous puissiez être chaque jour “, celles-ci sont bien ; cependant, évitez les citations ayant une signification religieuse, les citations qui pourraient être considérées comme excluant les autres, etc. pourraient offenser un collègue, un client ou un fournisseur, ce qui pourrait entraîner une perte de productivité et d’affaires.

 

Toujours relire vos e-mails

Envoyer un e-mail avec des fautes de frappe, des mots mal orthographiés, etc. vous donne une mauvaise image. Prenez la minute supplémentaire pour relire l’email. Pour corriger vos fautes, cliquez sur bon patron correcteur.

 

Ne jamais envoyer un email quand vous êtes énervé ou frustré

Si vous devez écrire l’email, faites-le dans un document word, où il est impossible d’appuyer sur le bouton d’envoi par accident.

 

Les chaînes d’emails

Les chaînes d’emails peuvent être efficaces, mais il est parfois plus efficace de prendre le téléphone et d’avoir une conversation en cinq minutes plutôt que quatre heures d’emails aller-retour. De plus, veillez à ne pas changer les zones de contenu sans modifier la ligne d’objet.

 

Les ramifications légales

N’oubliez pas que votre courriel, celui de votre collègue, et même celui du fournisseur, est susceptible de faire l’objet d’un mandat en cas d’activité illégale ou de poursuite judiciaire. En outre, les courriels envoyés vers et depuis votre adresse électronique professionnelle sont la propriété de votre employeur. Par conséquent, ne mettez JAMAIS rien dans un courriel qui pourrait vous compromettre ou compromettre l’entreprise d’un point de vue juridique (ou professionnel). Cela inclut, sans s’y limiter, les commentaires diffamatoires, le harcèlement, le fait d’admettre un méfait, d’accuser quelqu’un d’un crime ou d’un méfait, de promettre un quiproquo et de promettre quelque chose qui ne peut pas être livré (surtout lorsqu’il s’agit de produits).

Des articles innombrables ont été écrits sur la façon de rédiger des courriels efficaces, mais j’en reçois quotidiennement qui sont mal construits. 

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